Aktsomhetsvurdering

Introduksjon og virksomhetens art

Åpenhetsloven (Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold) trådte i kraft 1. juli 2022. Loven er et viktig steg i Norges arbeid for å fremme ansvarlig forretningspraksis og menneskerettigheter. Åpenhetsloven pålegger større virksomheter i Norge å utføre aktsomhetsvurderinger for å sikre at virksomhetens drift og leverandørkjede respekterer menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det betyr at Nordic Clinic AS og andre virksomheter nå har et ansvar for å være mer åpne om hvordan vi påvirker samfunnet og verden rundt oss. Den hjelper oss også med å ta ansvar for og sikre anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører og i vår egen bedrift.

Formålet med loven er å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i vår egen virksomhet og i hele verdikjeden. For å oppfylle dette kreves det at vi gjennomfører aktsomhetsvurderinger for å avdekke risiko, håndtere utfordringer og implementere nødvendige tiltak. I denne redegjørelsen beskriver vi prosessene vi følger for å kartlegge og håndtere risiko for negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår egen virksomhet, og gjennom hele vår verdikjede. Redegjørelsen dekker også tiltak vi har iverksatt, resultatene av disse tiltakene, og hvordan vi vil fortsette å forbedre våre prosesser fremover.

Nordic Clinic AS (Nordic Clinic) er en norsk virksomhet som driver et medisinsk senter i Addis Abeba, Etiopia. Vi har drift i Addis Abeba i Etiopia med hovedkontor på Randaberg, Norge. Selskapet inngår i et konsern med Stiftelsen Nordic Clinic som konsernspiss. Virksomheten er organisert med en avdeling i Etiopia og en avdeling i Norge. Avdelingen i Etiopia driver et lite sykehus med det som naturlig hører med. Avdelingen i Norge er et administrasjonskontor uten ansatte. Nordic Clinic har i dag 240 ansatte i Etiopia og tilbyr et bredt spekter av tjenester innen: akutt- og intensivmedisin, kirurgi, indremedisin, gynekologi, dermatologi, nevrologi, psykiatri, radiologi, laboratoriemedisin og poliklinikk.

Styret i Nordic Clinic har det overordnede ansvaret for virksomhetens retningslinjer for overholdelse av åpenhetsloven. Styret skal minimum årlig ha temaet på agendaen, og dessuten rapportering av vesentlige funn. Ansvaret for den daglige gjennomføringen og koordineringen ligger hos bærekraftsavdelingen i Etiopia, som samarbeider tett med innkjøpsavdeling og HR. Bærekraftsavdelingen har ansvar for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger, risikostyring, kvalitetssikring og etterlevelse av etiske retningslinjer. Bærekraftsavdelingen vurderer kontinuerlig risiko og tiltak, og rapporterer til daglig leder.

Retningslinjer og rutiner for aktsomhetsvurderinger

Vårt mål er å drive virksomheten på en bærekraftig og ansvarlig måte, i samsvar med gjeldende lover og nasjonale og internasjonale standarder for menneskerettigheter og arbeidsforhold. For å sikre dette har selskapet innført rammeverk, retningslinjer og prosedyrer for god eierstyring og selskapsledelse. Aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven er en del av vår risikostyringsprosess og compliance-program, og er en regelmessig og kontinuerlig prosess.

Selskapet skal gjennomføre risiko- og aktsomhetsvurderinger løpende, hvor vi kartlegger potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og miljø. Dette gjelder både for forhold som likestilling, diskriminering, korrupsjon, mv. internt i virksomheten, og forhold eksternt, hos den delen av vår leverandørkjede og forretningspartnere med størst betydning for vår virksomhet.

Nordic Clinic har utarbeidet etiske retningslinjer for leverandører (Supplier Code of Coduct), som er godkjent av ledelsen. Disse retningslinjene legger vekt på ansvar, integritet og bærekraft i leverandørkjeden. Retningslinjene krever og forventer at leverandørene følger selskapets standarder for ansvarlighet, integritet og bærekraft og dekker en rekke temaer knyttet til etterlevelse og bærekraft, inkludert overholdelse av lover og regler, menneskerettigheter, organisasjonsfrihet, HMS, tvangsarbeid og barnearbeid.

Som en del av våre retningslinjer for aktsomhetsvurderinger har vi iverksatt klare prinsipper for antikorrupsjon. Nordic Clinic og våre ansatte skal alltid opptre med integritet og unngå enhver form for ulovlige eller uetiske betalinger, gaver eller tjenester som kan gi uberettigede fordeler, enten for oss selv, våre kunder, samarbeidspartnere eller leverandører. Vi prioriterer og praktiserer antikorrupsjon ved å gjennomføre aktsomhetsvurderinger, risikokartlegging og tett dialog med våre leverandører og samarbeidspartnere.

Aktsomhetsvuderinger

Aktsomhetsvurderinger er sentrale begrep i åpenhetsloven, og er summen av risikoanalyser, kartlegging og tiltak. Nordic Clinic er en egen virksomhet, det medfører at vi må gjennomføre aktsomhetsvurdringer av vår egen drift. Vi har også en omfattende leverandørkjede, som inkluderer både direkte leverandører, underleverandører og andre forretningspartnere.

Vi anerkjenner at alle virksomheter står overfor ulike risikoer, og derfor jobber vi løpende med å styrke interne kontrollrutiner. Dette bidrar til å avdekke og håndtere risiko, samtidig som vi sikrer våre verdier og oppnår våre mål. Trygghet på arbeidsplassen og likestilling blant ansatte i et land som Etiopia er en risiko vi stadig arbeider med. En risikoanalyse vi kontinuerlig jobber med er leverandørene vi samarbeider og forhandler med.

Vår virksomhet importerer medisiner og medisinsk utstyr fra mange land. Produksjonen av disse produktene foregår hovedsakelig i Kina, Tyskland, Sverige, USA, Vietnam og India. Våre leverandører som vi bruker i Norge er NorEngros AS, Medistim Norge AS og Ortomedic AS, og mesteparten av disse varene er produsert i fra de landene som står nevnt over. Vi har veldig begrenset påvirkning på arbeidsforhold til disse produsentene. Vi bruker også en dataleverandør her i Norge som igjen bruker Microsoft, Citrix, Withsecure, Panda, Arrow Elektronics, TD Synnex, ALSO, Fence Nordic, Virosafe og Inegra som noen av sine underleverandører på programvare. Dette er store leverandører som produserer sine programvarer over hele verden, og som vi har veldig liten påvirkning på. Å drive virksomhet i Etiopia innebærer utfordringer knyttet til manglende fokus på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi har erfart at vi kan bidra positivt, men har også observert at noen av våre leverandører i Etiopia i mindre grad prioriterer arbeidsmiljø og gode arbeidsforhold. Dette gjør at vi må vurdere om vi kan fortsette samarbeidet med disse leverandørene, eller om vi bør lete etter alternative leverandører som kan levere tilsvarende produkter. Dersom vi vurderer nye leverandører, vil vi gjennomføre vurderinger av deres arbeidsforhold og etterlevelse av menneskerettigheter. Det gjenstår å se i hvilken grad vårt engasjement kan bidra til bedre arbeidsforhold i leverandørkjeden.

Det vi kan gjøre noe med er å ha fokus på arbeidsforholdene i vår egen virksomhet, med tanke på arbeidskontrakter, arbeidsmiljø, arbeidsbelastning, og balanse mellom arbeid og fritid. Vi har også fokus på lik lønn for likt arbeid, med tanke på kjønn og etnisitet.

Nordic Clinic engasjerer seg for å fremme respekt for menneskerettigheter og sikre verdige arbeidsforhold. I vårt daglige arbeid har vi en forpliktelse til å adressere både faktiske og mulige negative konsekvenser knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Våre retningslinjer og rutiner omfatter et inkluderende arbeidsmiljø, nulltoleranse for trakassering, nulltoleranse for korrupsjon, engasjement for likestilling og mangfold, etisk atferd og integritet. Disse retningslinjene og rutinene er en integrert del av Nordic Clinics drift og organisasjonsstruktur.

Nordic Clinics verdier, kvalitet, omsorg og integritet, utgjør kjernen i vår virksomhet og styrer våre daglige handlinger. Vi prioriterer så langt som mulig omsorg for våre pasienter og ansatte. Samarbeidet vårt bygger på tillit, ærlighet og gjensidig respekt. Vi tar bevisste og etiske beslutninger, forblir lojale mot våre verdier og søker stadig etter forbedringer. Gjennom vår praksis og atferd, bygger vi tillit hos pasientene og samfunnet generelt.

Tiltak

Nordic Clinic har konkrete mål om å styrke aktsomhetsvurderingene og forsterke engasjementet for ansvarlig virksomhetspraksis. Tiltakene omfatter områder som leverandørvurdering, lokal integrasjon, ansattes opplæring og evalueringer.

Leverandører i Norge bes fylle ut et digitalt spørreskjema, mens leverandører i Etiopia bes signere vår «Supplier Code of Coduct». Ved å innføre dette ønsker vi å ansvarliggjøre våre leverandører. I samarbeid med våre leverandører ønsker vi også å styrke samarbeidet med det lokale samfunnet i Addis Abeba, der Nordic Clinic opererer. Det innebærer å forstå lokale forhold bedre og involvere interessenter for å sikre at Nordic Clinics praksis er i tråd med lokale og sosiale normer.

Å styrke opplæring og bevisstgjøring blant våre ansatte er også noe vi daglig jobber med. Vi sørger derfor for å gjennomføre regelmessig opplæring av ansatte om etiske retningslinjer, aktsomhetsvurderinger og betydningen av å opprettholde menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. For å kunne forhindre potensielle uheldige konsekvenser knyttet til de ansatte, ønsker vi å ha en strukturert kanal der ansatte kan gi anonyme tilbakemeldinger om arbeidsforhold og etisk praksis. Dette kan være med å bidra til at eventuelle bekymringer og konkrete tilbakemeldinger fra ansatte kan påvirke aktsomhetsvurderingene vi gjør.

For å sikre rettferdig lønn for ansatte skjer lønnsfastsettelse med utgangspunkt i ansattes utdanningsnivå. Vi utarbeider årlige lønnsrammer i forbindelse med lønnsforhandlinger, hvor ansatte plasseres basert på stillingstype, utdanning og ansiennitet. Vi har også gjort likelønnskartlegging med tanke på lønnsforskjeller mellom kjønn. Det er en kjent problemstilling i utviklingsland at det oppstår lønnsforkjeller på tvers av kjønn. Resultatet vi fikk fra kartleggingen var at det ikke er lønnsforskjeller mellom kjønn, basert på deres stilling hos Nordic Clinic. Det er også ansatteordninger, der våre personalhåndbøker er utarbeidet i samsvar med gjeldende lovverk og sikrer tydelige retningslinjer for ansattes rettigheter og goder.

Vi er forpliktet til å fortsette vårt arbeid med å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. I 2025 planlegger vi å utvide vår risikovurdering til å inkludere nye markeder og ytterligere styrke samarbeidet med våre leverandører.

Plan for fremtidig tiltak

For å minimere risikoen for negative konsekvenser, jobber vi kontinuerlig med å øke bevisstheten om våre retningslinjer og aktsomhetsvurderinger ved inngåelse av nye kontrakter og samarbeidspartnere. Vi ønsker også å stryke innsatsen for å sikre at våre leverandører overholder vår «Supplier Code of Conduct» for å begrense risikoen for negative konsekvenser. Vi har en forventing om at våre leverandører etterlever de samme standardene som vi praktiserer i vår virksomhet.

For å styrke vår etterlevelse av åpenhetsloven, har vi utarbeidet en plan for 2025 og videre: